行政書士 一般知識 問42：諸法令・行政書士法

正答はウです。行政書士が業務として作成した書類（電磁的記録を除く）には、記名し職印を押すことが義務付けられています（施行規則9条2項）。電磁的方法で作成した場合は別途の電子署名等の方式が適用されますが、紙の書類については依頼者の意向にかかわらず記名・押印が義務です。ア（誤）：電磁的方法で作成した書類については押印に代えて電子署名等の方法が認められていますが、「記名・押印が不要となった」というのは正確ではなく、電磁的記録の場合は電子署名等が義務となります。イ（誤）：職印の規格は日行連の内規で定められていますが、規格違反の職印の使用が直ちに「業務停止」という最大処分になるわけではなく、戒告等の軽微な処分から順に適用されます。エ（誤）：職印の押印義務は「業務として作成した書類」に限られており、通知・連絡用の日常的な手紙類には及びません（施行規則9条2項の「業務として作成した書類」の解釈）。オ（誤）：記名・押印の懈怠は懲戒事由となりますが、直接の刑事罰（100万円以下の罰金）は法令上明文で規定されていません。

ウが正答です。施行規則9条2項は「行政書士は、その業務として作成した書類には、記名し、職印を押さなければならない」と定めています。この規定の重要な限定は「電磁的記録を除く」という文言で、紙の書類については依頼者が押印を望まなくても省略できません。一方、電磁的記録（電子文書）については押印に代えて電子署名または電子証明書の添付等の方法で作成・提供することができます（電子署名法の適用）。ア（誤）：「電磁的方法で作成した書類については記名・押印は不要」は不正確です。電磁的記録については電子署名等が必要です。エ（誤）：施行規則9条2項は「業務として作成した書類」に押印義務を課しており、業務外の通知・連絡文書には及びません。「業務として作成した書類」とは、依頼者の依頼に基づいて行政書士として作成した申請書・契約書・事実証明書類等をいいます。イ（誤）：職印の規格は日行連の規程で定められており、違反があっても直ちに「業務停止」ではなく戒告等の段階的処分があります。

【行政書士の職印制度の趣旨と法的効果】

施行規則9条2項の記名・押印義務は、行政書士が作成した書類であることを明示し（真正性の担保）、行政書士の責任の所在を明確にする（職業的責任の明示）という二つの趣旨を持ちます。行政機関への申請書類に行政書士の職印が押された場合、当該書類は行政書士の職業的判断に基づいて作成されたものとして信頼性が高まります。また職印の存在は「行政書士が関与したことの証明」として、後日のトラブル時（書類の真正性争い）における証拠としても機能します。電磁的記録における「電子署名」はこの職印の機能をデジタルで代替するものであり、電子署名法2条1項の要件を満たす電子署名が施行規則9条2項の「押印」に相当します。

【電磁的記録の場合の義務（デジタル化対応）】

紙の書類には記名・押印（施行規則9条2項）が必要ですが、電磁的記録（電子文書）の場合は「電子署名」が押印に相当します。電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）2条1項の定義する電子署名（電磁的記録の作成者を示す目的で行われる措置で、改ざんの有無を確認できるもの）を用いることが求められます。行政書士の実務では、マイナンバーカードの電子証明書を用いた電子申請やe-Govを通じた電子申請が普及しており、この場合は電子署名による本人確認・書類真正性の担保が行われます。ただし現時点では全ての行政機関がオンライン申請に対応しているわけではなく、紙の書類と電磁的記録が混在している状況です。

【職印の仕様と実務上の取扱い】

日行連の内規では行政書士の職印の規格として、①材質（木製・金属製等）、②印面の形状（正方形・円形等）、③刻印すべき文字（「行政書士之印」「行政書士印」「○○行政書士事務所之印」等）が定められています。具体的な規格は各都道府県行政書士会の会則・内規によっても多少異なります。実務上、職印は行政書士証票（バッジ）とともに行政書士の身分証明手段として重要であり、盗難・紛失の場合は直ちに都道府県行政書士会に届け出て、新しい職印を作成する必要があります（紛失した職印による書類が悪用される危険があるため）。また事務所を異動・廃業した後の職印の扱いも、悪用防止の観点から適切に管理する必要があります。

【記名・押印義務と脱ハンコ社会の関係】

社会全般で「脱ハンコ」「デジタル化」が推進される中、行政書士の施行規則9条2項の押印義務が維持されている点は重要です。デジタル手続法（情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律）による行政手続のオンライン化推進と、行政書士の職印制度は並行して存在しており、紙の書類については引き続き職印押印が義務とされています。2021年の行政手続等における書面・押印の見直しで多くの民間手続から押印が廃止されましたが、行政書士の職業上の義務としての押印は施行規則9条2項上維持されています。これは行政書士の書類の真正性・信頼性担保という制度的目的から廃止できない側面があります。

【根拠条文】

行政書士法施行規則 第9条第2項（業務として作成した書類への記名・職印押印義務／電磁的記録を除く）・第11条（業務上使用する職印を定める義務）

【補足】

施行規則9条2項：業務として作成した書類（電磁的記録を除く）には記名・職印押印が義務。依頼者希望でも省略不可。電磁的記録は電子署名が相当。脱ハンコ政策でも施行規則9条2項の義務は維持されている。